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Damit weiss der Absender aber nicht, an wen die Mail im Endeffekt geht (Beispiel: Mail geht an 3 Leute, die "alle irgendwie im Support" arbeiten, bezieht sich aber auch einen Sachverhalt, der telefonisch angefangen wurde, hat man öfter).

Und wenn die Mail an mehrere geht, ist da auch wieder unter Umständen unklar, wer das jetzt schon gelesen und bearbeitet hat (Leute an verschiedenen Office-Plätzen, daheim, unterwegs,...).

Imho wäre es einfacher, wenn mehrere Leute auf einen Mail-Account zugreifen (hier auch wieder das Beispiel mit dem Support-Briefkasten, die dann durch farbige Fähnchen im Outlook gekennzeichnet werden können).

Und... ich kenne Mailweiterleitungen aus den diversesten Bereichen, aber noch nie, dass die dann gesplittet wird. Das wäre ja so, als wenn Du Deine Nachsendebriefe bei der Post duplizieren läßt.

Oder ihr macht euch ein externes Mailkonto, auf das ihr alle Zugriff habt und leitet die Mails darauf um. Wäre das eine Möglichkeit für euch?

Bevor da jetzt noch Aufwand reinfließt: wir machen das so, dass wir für solche "Aufgaben" jeweils eine Mail-Adresse definieren (im Premium-Tarif, ansonsten halt bei einem freien Provider).

→> Eine Aufgabenstellung == eine Adresse <←

Jetzt kann ich jedem "Mitarbeiter", der tätig werden soll(te), die Zugangsdaten übermitteln. Wenn der Abruf via IMAP geschieht und ein "bisschen" Disziplin bei den "Teilnehmern" herrscht, sind alle Vorgänge transparent und jeder kann sich dem widmen, was er erledigen kann. Jeder kann aber auch dann, wenn er abruft, sehen, was die Kollegen so alles angestellt haben.

Wenn diese Disziplin NICHT vorhanden ist und auch nicht erzielt werden kann, ist eine einfach Lösung die folgende:
der Admin macht dieses eine Konto mit seinem "geheimen" Kennwort/Zugangsdaten. Er nimmt einen Rechner, der ständig läuft, und richtet auf dem verschiedene "Mailkonten" ein, die alle auf das gleiche via POP3 regelmäßig zugreifen. In jedem dieser "Mailkonten" wird eine Regel definiert, wohin die abgerufene Mail weiterzuleiten ist - nämlich direkt zu den "Mitarbeitern".
Das klingt erstmal aufwändig, ist aber für den Admin sehr einfach zu überblicken und noch viel besser zu administrieren. Es besteht kein Problem, wenn ein Mitarbeiter aus dem Team ausscheidet (und ihr Angst habt, der wollte noch mitlesen). Die Voraussetzungen sind an jedem Arbeitsplatz, der durchgehend läuft, mit jedem üblichen Mail-Programm einfach zu erfüllen.

Es gibt eine etwas abgespeckte Variante der letzten Vorgehensweise, indem der Admin sein "Mailkonto" (wo alle einzelnen Aufgaben-Mailadressen via POP3 gesammelt werden) mithilfe von Regeln als Mail-Relay umfunktioniert. Also wieder ein durchgehend laufender Rechner und in regelmäßigen Abständen (alle 10min) eine automatische Regel, die einem Mitarbeiter all jene Informationen weiterleitet, die der haben soll. Wenn man für jeden Mitarbeiter ODER jede Aufgabenmailadresse eine Regel baut (nur nicht mixen), ist das in kleinem Rahmen ebenfalls problemlos zu administrieren.
Alle diese Maßnahmen kosten keine zusätzliche Software und keine Programmierung, eine Administrierung von einer speziell dafür gestalteten Software ist NICHT wesentlich einfacher "sauber und funktionell" zu halten. Oder der AUfwand dürfte sich in etwa gleich bleiben.

.. hmm, wenn ich mir mein Geschriebenes durchlese: es dürfte für die Kollegen bei Xobor natürlich ein leichtes sein, im Premium Tarif Mailkonten so zu definieren, dass die nicht nur an eine Mailadresse weiterleiten, sondern an eine Liste von Mailadressen. Der Aufwand ist ein bisschen höher, als ich für die zwei Beiträge hier brauchte, aber sicherlich überschaubar ..