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Ich arbeite auch mit Plänen und Checklisten. Allerdings schreibe ich täglich wiederkehrende Aufgaben (Haushalt, Mails und Foren checken) nicht auf. Ich lasse in meinem Terminkalender die Zeiten dafür einfach frei.

Als Tool nutze ich Outlook. Es ist immer geöffnet und wenn mir eine wichtige Aufgabe einfällt oder ein Termin einfliegt, kann ich ihn in wenigen Sekunden mit einem Doppelklick eintragen. Dabei sehe ich auch gleich, wo eine dafür Lücke ist oder ich etwas verschieben muss. Das Verschieben funktioniert auch sehr schön einfach per Drag & Drop, wenn es einmal notwendig ist. Prioritäten kann ich auch kennzeichnen.
Outlook hat zwar ein gutes Aufgabenverwaltungstool, allerdings gefällt mir für die tägliche Arbeit der Kalender besser, weil ich alles auf einen Blick habe. Man kann Erinnerungen eingeben, so dass man bei Dingen, die vorbereitet werden müssen oder wo Fahrzeit eingeplant werden muss, ein Signal erhält. Außerdem kann ich dem Termin Informationen mitgeben - die Einkaufsliste, den Kontakt, die Adresse oder sogar ganze Dateien, die ich für den Termin vielleicht benötige. Genial finde ich die Möglichkeit, mehrere Kalender einzurichten, z.B. für jeden Kunden und einen für privat. Die Kalender kann ich übereinander legen, so dass ich Überschneidungen vermeiden kann.

Wenn ich komplexere Aufgaben habe, arbeite ich gern mit Checklisten. Da gefallen mir die Möglichkeiten in OneNote gut. Dort kann ich u.a. Checkboxen mit einem Klick anlegen und abhaken, wenn ich die einzelnen Schritte erledigt habe. Eine Verbindung mit Outlookaufgaben ist auch möglich. Das nutze ich jedoch nicht.

Noch komplexere Aufgabenpakete mit Abhängigkeiten, parallelen Abläufen und Verschachtelungen strukturiere ich mit MS Project. Aber das sind dann schon richtige Projekte und keine Aufgaben mehr.

Ich habe festgestellt, dass ich in ruhigen Zeiten weniger plane. Dann kann es sein, dass mir so etwas hier passiert. Je größer aber der Stress, desto akribischer strukturiere ich meine Tage. Die Effektivität steigt dann spürbar.

Das ist wirklich eine interessante Frage, und sicher wird es interessant sein, zu sehen, was es für Hilfsmittel gibt - siehe OneNote etc.

In der Firma arbeite ich mit Outlook, und nutze dort sowohl den Kalender für Termine, als auch die Kategorisierung mit Farben und Fähnchen. Da wir vom Papier weg möchten und müssen, habe ich ein Riesenproblem, da ich die vielen Emails und Dokumente, die aus vielen Richtungen kommen, nur durch Ausdrucken, Handnotizen und Zuordnung innerhalb der entsprechenden Akte sinnvoll miteinander in Zusammenhang bringen kann. Hier wünsche ich mir im Outlook so etwas wie Querverweise, und noch kann ich mich zurückhalten, aber demnächst werde ich mal unseren IT-Chef fragen, ob es sowas für Outlook gibt. Es nützt mir nichts, wenn ich die Aufgaben, die auf verschiedenen Ebenen zusammengeführt werden müssen, in einem Ordner chronologisch sortiert sind.

Also ist es so, dass ich eben die Aufgaben innerhalb eines Vorgangs nach Priorität und Ablauf strukturieren muss, dazu noch zusätzliche Ebenen einplanen, wie z.B. geschätzter Zeitbedarf für den Rücklauf (Anwort/Reaktionszeit) sowohl von Kunden als auch von Kollegen der anderen Abteilungen, dazu noch der bekannte Rhythmus der diversen Batchläufe plus die verschiedenen geographisch bedingten Zeitzonen.

Aus diesem Grund muss ich für die täglichen Aufgaben, die sich aber durch Änderungen verschieben können, so einplanen, dass ich die Vorgänge mit langer Reaktionszeit und die dringendsten, wo es um extrem schnelles Abarbeiten geht, praktisch im selben Block habe. Alles andere ist Füllmaterial, das zwar erledigt werden muss, aber immer in der Zeit, in der ich mit dem anderen Vorgang wegen noch fehlender Rückmeldung nicht weiter machen kann.

Die Sortierung erfolgt durch die Vorgänge selbst (Dossiers), die ich auf diversen Stapeln in entsprechender Ordnung morgens früh beim Start vorsortiere. Auf dem Schreibtisch sollte bei uns nach Arbeitsende nichts rumliegen, weshalb ich die Unterlagen im Schrank verstauen muss. Diese Stapel und zusätzlich Checklisten und Telefonlisten werden also jeden Tag nach Bedarf zusammengestellt, wieder umgeworfen und verändert - je nach Situation.

Ohne handschriftliche Notizen, 'Querverweise' innerhalb der Vorgänge und Listen, sowie das Vorplanen schon auf der Fahrt zur Arbeit würde ich mich überhaupt nicht wohlfühlen, weil ich nur so alles im Überblick habe und effizient arbeiten kann, was mein persönliches Wunschziel ist.

Privat habe ich meinen Taschenkalender (Geburtstage und Termine) und Check/To-Do-Listen - ganz normal auf Zettel notiert. Die liegen dann dort, wo sie benötigt werden, so dass ich in der Küche und im Arbeitszimmer die entsprechenden Merkzettel liegen habe. Für routinemäßige Aufgaben erstelle ich keine Checkliste, außer sie fallen in eine arbeitsreiche Woche, wo ich planen muss, wann ich überhaupt Zeit habe - zum Einkaufen beispielsweise.

Ja, und da das Putzen ganz richtig eine Arbeit ist, die zeitraubend und immer wiederkehrend ist, aber leider nötig, verwende ich diese Zeit, um Dinge zu überlegen, die ich planen muss oder auch möchte, je nach Thema und dann geht das auch wieder rum. XD

LG
River

Inzwischen sind Notizen auf Papier für mich Luxus. Das heißt, ich mache die nur, wenn ich etwas Besonderes aufschreiben möchte, nur so für mich.
Für echte und wichtige Notizen, nutze ich kein Papier mehr. Die Erfahrung zeigt, dass man den entscheidenden Zettel nie an der Stelle hat, wo man ihn benötigt, man nicht mehr weiß, wessen Telefonnummer die komische Zahlenreihe da grad ist und vernüftig suchen kann man auch nicht in so einem Zettelhaufen.

Das mit den Querverweisen in Outlook müssten man sich mal durch den Kopf gehen lassen. Du brauchst so etwas wie eine elektronische Akte mit Wiedervorlagefunktion bzw. ein DMS ...

Was man auf jeden Fall auch so schon selbst machen kann, ist das Zusammenfügen aller Dokumente z.B. in OneNote. Dort kann man projekt- oder kundenbezogene Arbeitsbücher anlegen, mit Reitern, Seiten und Unterseiten strukturieren ... Mails, Termine und Outlookaufgaben sowie jegliche Dokumente lassen sich einbinden ...

Hi
Ohje meinen Schreibtisch, darf ich keinem zeigen, das sprichwörtliche Chaos beherrscht diesen .

Meine Aufgaben, bzw. To-do- Listen oder was ich ändern möchte im Forum und am Forum schreibe ich mir auf einen Zettel. Diese arbeite ich dann der Reihe nach ab und bin fertig, geht es von vorne los . D.h. ich verwende keine Eieruhren, oder lasse mich von anderen Gimmnicks drauf hinweisen was ich noch zu tun habe. Daher kann es schon mal passieren dass das ein oder anderen dann mal vergessen wird. Ansonsten wenn mir was einfällt was ich schreiben, ändern und/ oder einbauen kann wird gleich gemacht also quasi dazwischen geschoben. Also die Kugel-/ Bleistiftindustrie sowie die Papierhersteller können sich jedenfalls nicht über mich beklagen . Da das meine einzigen Hilfsmittel sind um alles vorher Aufzeichnen und/oder Aufzuschreiben.

Lg Carsten

Zitat von Alice im Beitrag #6

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... Dann sieht man mich immer durch die Räume zu meinem Schreibtisch flitzen und ...

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Iwie sind die Zettel für mich auch visuell schneller erkennbar als eine maschinenschriftliche Notiz auf einer Seite; dazu ist schnell was ausgestrichen oder ein Kringel drumgemalt.. Es geht bei mir auch wirklich schneller, als am PC eine Worddatei oder ähnliches zu öffnen, und der PC ist auch nicht immer an.

Eine Schönschrift hatte ich auch nie - das gab schon in der Grundschule Ärger deswegen, und ich hab oftmals Schweinchen-Stempel abgekriegt. XD

Diese Notizfunktion im Outlook muss ich auch erst noch testen - in der Firma - wenn ich denn mal Zeit habe. ;)

Als ich eines Tages leid war immer meine Zettel zu suchen ,habe ich mir angewöhnt alles in ein Kladde zu schreiben. Telefonnotizen und Gedankenblitze und Vorhaben, Zeichnungen ,Telefonnummern usw..
Den einzigen "Nachteil" sehe ich nur in meiner sich der Tagesform angleichenden Handschrift die ,in Eile zu Papier gebracht ,manchmal stundenlanges Rätseln nach sich zieht

ECHTE To-do-Listen für den Tag schreibe ich mir auf ein DIN A4 Blatt .Das liegt auf dem Esstisch .

Ich mags auch gern mit Stift und Papier. Das vermittelt mir mehr Übersicht als elektronische Notizen. Warum?

Weil ich öfters am Tisch vorbei gehe oder auch dort sitze ()

Damit wichtige Notizen in meiner Schneiderei nicht unter Stoffen verschwinden oder irgendwie im Papierkorb landen, schreibe ich sie mit Bleistift auf die weiße Platte meines Arbeitstisches.

Zitat von Beatrica im Beitrag #10

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... Damit wichtige Notizen in meiner Schneiderei nicht unter Stoffen verschwinden oder irgendwie im Papierkorb landen, schreibe ich sie mit Bleistift auf die weiße Platte meines Arbeitstisches.

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@ Alice

Na, die Lehrerin hatte zwei Stempel - das gab's damals schon im Spielwarengeschäft. Eines war ein Sternchen (für die Schönschreiber) und eins war ein Schweinchen (für die Schmierer) XD. Ich hab eben von ihr mehr Schweinchenstempel bekommen, und weißt du was? Das war mir völlig egal. XD

Ab der 5. Klasse war dann eh Ruhe - da gab's sowas nicht, und ich konnte weiter in meinem Stil 'schön' schreiben. XD

Ach ja: One Note hab ich heute mal angekuckt - von außen. Da muss ich glaub erst das Supportforum besuchen, damit ich meine Verbesserungsvorschläge posten kann.

LG
River

@ .BiL. - Bei geht's glaub trotzdem nicht ganz ohne Dossier - muss das Teil ja auch überall mitnehmen können (Kurzbesprechungen etc.). ^^